許多社區大樓開完區分所有權人會議一段時間，想要向主管機關申請主任委員變更備查時突然發現－會議簽到記錄不見了。少了這些文件，主管機關就不可能同意備查，沒有主管機關公文，就沒辦法去銀行辦理印鑑變更。管理委員會用錢還得請前任管理委員用印才領得出來，如果前任管理委員不幫忙，管理就立即陷入困境或不方便。
簽到記錄雖然只是薄薄幾張紙，卻有可能讓管理整個卡住動彈不得。你不能再印製一份叫大家重簽，因為開會當時簽的才叫簽到記錄，事後補簽就會衍生法律問題。但東西不見既已成為事實，只有尋求補救之道。
補救方法一是管理委員會印製一份聲明書，請所有當天出席會議的區分所有權人簽名聲明當天確實有參加會議。管理委員會憑聲明書向主管機關說明因為原始簽到記錄遺失，不得以只好用聲明書來代替，承辦人若願意接受變通，就會予以核准。
但有時要找到當天所有出席會議的區分所有權人來簽聲明書很難，因此可以考慮方法二：重新召開一次區分所有權人會議，用來確認前次會議會議記錄。文件弄丟既已成事實，比較快的方法是請出全體區分所有權人，幫忙儘快解決管理的僵局。
重新召開的區分所有權人會議議案只有一個，就是因會議簽到記錄遺失，無法向主管機關申請備查，因此需要確認該次會議記錄內容，並以新的會議記錄與相關文件辦理備查。
許多人以為重新召開區分所有權人會議是要把前一次會議整個程序重走一遍，譬如管理委員選舉重新投票、所有議案再表決一次。其實不論人的選舉或事的決議，既然在前次會議已經完成，即已具備法律效力；會議文件遺失或許導致無法備查、卻不會影響前次會議效力。因此除了確認次會議記錄內容外，後面的會議不能改變前面會議的任何事實。
管理委員會如要重新召開區分所有權人會議確認次會議記錄內容，其實也不需要勞師動眾真的開一場的會議。只要用書面說明事情原委、附上前次會議記錄，再設置三名以上出席代表，請各區分所有權人在委託書上勾選同意確認次會議記錄內容，簽名送交管理委員會，會議當天就只要出席代表持委託書出席會議，若人數和比例達到規約或法律規定，該議案即獲通過，管理委員會即可憑重新召開的區分所有權人會議記錄與簽到記錄及委託書辦理備查。
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