許多規模超過二百戶以上的社區管理委員會經常面臨一個困難抉擇，即開會時要不要開放住戶列席旁聽。這個選擇困難在如果閉門開會，會被批評黑箱作業；但若選擇開放，來參加的住戶卻又反客為主，滔滔不絕發表意見或提出問題要求管理委員會解決。會議主席或管理委員往往基於情面不便或根本無法制止，結果搞到晚上十一、二點，都還沒辦法正式進行會議。而且即使會議開始，列席住戶還會不斷插嘴打斷，甚至咆哮嗆聲，讓人不堪其擾。
除此之外，管理委員也經常碰到住戶一大早或三更半夜登門拜訪，要求解決問題。服務住戶、傾聽意見本是管理委員的基本職責，但若總是在自己不方便的時間就變成困擾。要成全對方就要委曲自己，無怪乎大部分民眾將擔任管理委員視為畏途。
這種現象原因在於社區缺乏良好的溝通管道，解決方法是管理委員會應定期辦理「公共事務說明會」。
「公共事務說明會」不同於「管理委員會」，其目的在於促進社區內良好溝通。「公共事務說明會」可以安排在二次管理委員會之間舉行，由管理委員輪流主持，向全體住戶報告管理維護工作內容、說明前次管理委員會的決議事項、下一次會議預定討論解決的問題，以及最重要的－聽取社區住戶的意見與建議。規模夠大的社區可以每月、甚至每週舉辦。
當社區規模大到必須辦理「公共事務說明會」時，必然有「總幹事」、「管理主任」甚至「管理顧問」協助處理社區公共事務。他們必須整理與報告管理委員會工作內容，並向社區住戶說明處理公共事務或管理委員會決策的法令依據。然後聽取住戶的意見與建議，製作記錄交由主持會議的輪值委員在下次管理委員會中提出報告並做後續處理。
「公共事務說明會」必要性在於當社區沒有設計出管理委員會與住戶間的溝通管道時，住戶有困擾、意見或建議時只能登門找管理委員或主任委員直接講，要不就等管理委員會開會時求個一網打盡，除此之外別無他途。某些社區雖然設有意見箱，但卻很少人有耐心把自己意見寫下來然後慢慢等回覆。「公共事務說明會」是一個溝通平台，讓管理委員會與社區住戶能夠面對面雙向溝通。降低誤會發生的機會。
社區若定期辦理「公共事務說明會」，管理委員會就可以真的關起門來開會，或是僅開放住戶列席旁聽但不開放發言。管理委員遇到住戶要陳情或提供建議時，也可以約在「公共事務說明會」進行交流。可以促進良好有效的溝通，增進管理效率。
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